Gérer les réservations
Vous gérez les réservations dans le tableau de bord, sous Restaurant → Reservations. À la caisse, l'app Conciar permet à l'équipe de prendre des réservations, de gérer la liste d'attente et de traiter les frais de no-show.
Consulter vos réservations
- Sur my.conciar.com, allez dans Restaurant → Reservations.
- Utilisez les flèches ou Today pour choisir un jour. Les réservations sont listées par heure.
- Filtrez par statut, ou par provenance de la réservation : votre page de réservation, le widget de votre site ou l'équipe.
Recherchez par nom, e-mail, téléphone ou référence, et cochez Upcoming days too pour chercher aussi dans les jours suivants. La liste s'actualise toutes les minutes.
Statuts
| Statut | Signification |
|---|---|
| Pending | En attente du paiement de l'acompte ou de l'enregistrement de la carte par le client. |
| Confirmed | La table est réservée. |
| Seated | Les clients sont arrivés. |
| Completed | Les clients sont partis. |
| No-show | Les clients ne sont pas venus. |
| Cancelled | Annulée par le client ou par vous. |
Sur chaque réservation, l'équipe clique sur Seat quand les clients arrivent et sur Complete quand ils partent. Après l'heure de début, No-show apparaît. Cliquez sur Confirm sur un no-show pour l'annuler.
Prendre une réservation par téléphone
Vous avez besoin du rôle admin ou manager.
- Cliquez sur New reservation.
- Saisissez le nom et le numéro de téléphone du client, et s'il le souhaite son e-mail.
- Choisissez le nombre de personnes, la date, la Length et une heure libre, ou saisissez une autre heure.
- Laissez la table sur Best fit, ou choisissez vous-même les tables.
- Si vous le souhaitez, ajoutez une Guest note et une Internal note, que seule l'équipe voit.
- Si vous le souhaitez, cochez Ask for a deposit et saisissez le montant. Le client reçoit un lien de paiement par e-mail et par SMS.
- Enregistrez.
Si rien n'est libre, Conciar vous avertit ; cliquez sur Book anyway pour réserver malgré tout.
Les réservations que vous faites vous-même n'envoient pas d'e-mail de confirmation au client. Il reçoit en revanche un rappel, si les rappels sont activés.
À la caisse, l'équipe peut aussi prendre une réservation : ouvrez l'onglet Calendar et touchez New reservation, ou appuyez et faites glisser dans la colonne d'une table pour choisir la table et l'heure.
Modifier ou annuler une réservation
Vous avez besoin du rôle admin ou manager. Cliquez sur une réservation pour l'ouvrir, puis :
- Edit pour changer l'heure, le nombre de personnes, la durée, les tables, les remarques ou les coordonnées du client. C'est aussi ainsi que vous déplacez une réservation vers une autre table ;
- Resend deposit link si le client n'a pas encore payé ;
- Cancel…, avec un motif facultatif. Le client n'est pas prévenu : informez-le vous-même.
Quand une table réservée est nécessaire à la caisse
La caisse ne bloque pas une table gardée pour une réservation. L'équipe voit un avertissement Table is held et peut choisir Open anyway. Maintenez le doigt sur une table pour voir ses réservations à venir. Le 3D floor signale les tables réservées aujourd'hui.
Liste d'attente pour les clients sans réservation
À la caisse, ouvrez l'onglet Calendar, puis Waitlist.
- Touchez Add party et saisissez un nom, un numéro de téléphone ou un e-mail, et le nombre de personnes.
- Quand une table est libre, touchez Seat.
Avec Auto-notify next guest activé dans Settings → Restaurant, Conciar envoie un SMS ou un e-mail au premier groupe en attente qui convient dès que l'addition d'une table est payée, et lui garde cette table. Définissez le temps dont il dispose pour répondre sous Response window (minutes) ; passé ce délai, la table est proposée au groupe suivant.
Rappels et SMS
Dans Settings → Restaurant :
- Send Reminder Emails : un e-mail avant chaque réservation confirmée qui a une adresse e-mail, avec un lien pour annuler. Choisissez quand sous Reminder Hours Before.
- Send Reminder SMS : le même rappel par SMS.
- Send Confirmation SMS : un SMS quand un client réserve en ligne.
Les clients peuvent arrêter les SMS de votre restaurant via le lien de leur réservation.
Votre formule comprend 100 SMS par période de facturation. Au-delà, achetez-en d'autres dans Settings → Plan & billing. Quand vous n'en avez plus, les SMS ne sont pas envoyés, mais les e-mails le sont toujours. Les liens d'acompte et les messages de la liste d'attente envoyés par SMS comptent aussi.
Statistiques
Les admins et les managers voient les réservations, les couverts, les no-shows, les annulations, la part des réservations en ligne, les acomptes et vos heures les plus chargées, pour aujourd'hui et les 30 derniers jours.
Problèmes fréquents
Je ne peux pas créer ou modifier une réservation. Seuls les admins et les managers le peuvent. Les autres membres de l'équipe peuvent installer les clients et marquer les réservations comme terminées ou comme no-show.
Le client n'a pas reçu de confirmation. Les réservations que vous faites vous-même n'en envoient pas. Les clients qui ont réservé en ligne en reçoivent une par e-mail.
Un SMS n'a pas été envoyé. Vous n'avez plus de SMS, le numéro n'est pas un numéro de mobile, ou le client a arrêté les SMS de votre restaurant.