Beheer reserveringen

Je beheert reserveringen in het dashboard, onder Restaurant → Reservations. Op de kassa kan personeel met de Conciar-app reserveringen aannemen, de wachtlijst bijhouden en no-showkosten afhandelen.

Je reserveringen bekijken

1. Ga in my.conciar.com naar Restaurant → Reservations.
2. Kies een dag met de pijlen of Today. Reserveringen staan op tijd.
3. Filter op status, of op waar de reservering vandaan kwam: je reserveringspagina, de widget op je website of personeel.

Zoek op naam, e-mailadres, telefoonnummer of referentie, en vink Upcoming days too aan om ook in de komende dagen te zoeken. De lijst ververst elke minuut.

Statussen

Status	Betekenis
Pending	Wacht tot de gast een aanbetaling doet of de kaart opslaat.
Confirmed	De tafel is gereserveerd.
Seated	De gasten zijn er.
Completed	De gasten zijn vertrokken.
No-show	De gasten zijn niet gekomen.
Cancelled	Geannuleerd door de gast of door jou.

Personeel klikt bij elke reservering op Seat als de gasten aankomen en op Complete als ze vertrekken. Na de begintijd verschijnt No-show. Klik op Confirm bij een no-show om die ongedaan te maken.

Een reservering per telefoon aannemen

Je hebt de rol admin of manager nodig.

1. Klik op New reservation.
2. Vul de naam en het telefoonnummer van de gast in, en eventueel het e-mailadres.
3. Kies het aantal gasten, de datum, de Length en een vrije tijd, of vul een andere tijd in.
4. Laat de tafel op Best fit staan, of kies zelf tafels.
5. Voeg eventueel een Guest note toe en een Internal note, die alleen personeel ziet.
6. Vink eventueel Ask for a deposit aan en vul het bedrag in. De gast krijgt een betaallink per e-mail en sms.
7. Sla op.

Is er niets vrij, dan waarschuwt Conciar je; klik op Book anyway om toch te reserveren.

Bij reserveringen die je zelf maakt, krijgt de gast geen bevestigingsmail. De gast krijgt wel een herinnering, als herinneringen aanstaan.

Ook op de kassa kan personeel een reservering aannemen: open het tabblad Calendar en tik op New reservation, of druk in de kolom van een tafel en sleep om de tafel en tijd te kiezen.

Een reservering wijzigen of annuleren

Je hebt de rol admin of manager nodig. Klik op een reservering om die te openen, en kies dan:

• Edit om de tijd, het aantal personen, de duur, tafels, notities of gegevens van de gast te wijzigen. Zo verplaats je een reservering ook naar een andere tafel;
• Resend deposit link als de gast nog niet heeft betaald;
• Cancel…, met een optionele reden. De gast krijgt geen bericht, dus laat het de gast zelf weten.

Als een gereserveerde tafel nodig is op de kassa

De kassa blokkeert geen tafel die is vastgehouden voor een reservering. Personeel ziet een waarschuwing Table is held en kan kiezen voor Open anyway. Houd een tafel ingedrukt om de komende reserveringen ervan te zien. De 3D floor markeert tafels die vandaag gereserveerd zijn.

Wachtlijst voor walk-ins

Open op de kassa het tabblad Calendar en daarna Waitlist.

1. Tik op Add party en vul een naam, een telefoonnummer of e-mailadres en het aantal personen in.
2. Tik op Seat als er een tafel vrij is.

Staat Auto-notify next guest aan in Settings → Restaurant, dan stuurt Conciar het eerste wachtende gezelschap dat past een sms of e-mail zodra de rekening van een tafel is betaald, en houdt Conciar die tafel voor ze vast. Stel onder Response window (minutes) in hoeveel tijd ze hebben om te reageren; daarna wordt de tafel aangeboden aan het volgende gezelschap.

Herinneringen en sms’jes

In Settings → Restaurant:

• Send Reminder Emails: een e-mail vóór elke bevestigde reservering met een e-mailadres, met een link om te annuleren. Stel onder Reminder Hours Before in wanneer.
• Send Reminder SMS: dezelfde herinnering per sms.
• Send Confirmation SMS: een sms als een gast online reserveert.

Gasten kunnen sms’jes van je restaurant stopzetten via de link in hun reservering.

Je abonnement bevat 100 sms’jes per factuurperiode. Daarna koop je er meer bij in Settings → Plan & billing. Zijn ze op, dan worden sms’jes overgeslagen, maar e-mails worden nog wel verstuurd. Betaallinks voor aanbetalingen en wachtlijstberichten die per sms gaan, tellen ook mee.

Inzichten

Admins en managers zien reserveringen, aantallen gasten, no-shows, annuleringen, het aandeel online reserveringen, aanbetalingen en je drukste tijden, voor vandaag en de afgelopen 30 dagen.

Veelvoorkomende problemen

Ik kan geen reservering aanmaken of bewerken. Alleen admins en managers kunnen dat. Ander personeel kan gasten aan tafel zetten en reserveringen als voltooid of als no-show markeren.

De gast heeft geen bevestiging gekregen. Reserveringen die je zelf maakt, sturen er geen. Gasten die online hebben gereserveerd, krijgen er een per e-mail.

Een sms is niet verstuurd. Je sms’jes zijn op, het nummer is geen mobiel nummer, of de gast heeft sms’jes van je restaurant stopgezet.