Vendre et accepter des cartes cadeaux

Une carte cadeau Conciar a un code et un solde. Les clients peuvent l'utiliser en plusieurs visites, jusqu'à ce que le solde soit épuisé ou que la carte expire. Vous pouvez vendre des cartes cadeaux :

• en ligne, sur votre propre page de cartes cadeaux ;
• à la caisse ;
• à la main depuis le tableau de bord, par exemple pour offrir une carte.

Vous avez besoin du rôle admin ou manager pour gérer les cartes cadeaux. Dans le tableau de bord, elles se trouvent sous Restaurant → Gift Cards.

Configurer les cartes cadeaux

1. Sur my.conciar.com, allez dans Restaurant → Gift Cards et ouvrez l'onglet Settings.
2. Définissez les Preset amounts que les clients peuvent choisir, par exemple 25, 50, 75 et 100.
3. Activez ou désactivez Allow a custom amount, et définissez le Minimum amount et le Maximum amount.
4. Sous Valid for (months), définissez combien de temps une nouvelle carte reste valable, ou laissez vide pour des cartes qui n'expirent jamais. Aux Pays-Bas, les cartes cadeaux doivent en général être valables au moins 2 ans.
5. Enregistrez.

TVA sur les cartes cadeaux

Normalement, une carte cadeau est vendue sans TVA, car il s'agit d'un paiement anticipé : la TVA s'applique à ce que le client achète avec. Si votre restaurant utilise une imprimante fiscale, l'onglet Settings demande à la place le Tax rate of a gift card sale, et la TVA s'applique au moment où la carte est vendue.

Vendre des cartes cadeaux en ligne

1. Dans l'onglet Settings, activez Sell gift cards online.
2. Copiez le lien sous Your gift card page et partagez-le sur votre site et vos réseaux sociaux.

Votre page de cartes cadeaux se trouve sur r.conciar.com/your-name/gift-card. Votre page de réservation affiche aussi un bouton Gift cards.

Les ventes en ligne nécessitent un moyen de paiement en ligne activé. Voir Connecter les paiements.

Ce que font vos clients

1. Ils choisissent un montant, ou saisissent le leur.
2. Ils choisissent Email it to someone, avec le nom, l'e-mail et un message personnel pour le destinataire, ou Send it to me.
3. Ils saisissent leur propre nom et leur e-mail, et paient en ligne.

La carte cadeau est envoyée par e-mail avec son code, sa valeur et sa date d'expiration, en PDF et sous forme de lien vers une carte imprimable. Quand elle est envoyée à quelqu'un d'autre, l'acheteur reçoit un e-mail de reçu séparé. Les e-mails et la carte utilisent votre logo et la couleur de votre marque, dans la langue du client : anglais, néerlandais, allemand, français ou espagnol.

Vendre une carte cadeau à la caisse

1. Dans l'app Conciar, touchez le bouton des cartes cadeaux dans la barre du haut et choisissez Sell a gift card.
2. Choisissez un montant, ou touchez Other amount.
3. Si vous le souhaitez, indiquez à qui elle est destinée et de la part de qui. Avec un e-mail de destinataire, la carte est envoyée à cette adresse.
4. Touchez Charge et encaissez en espèces, par carte, par terminal de paiement ou avec Scan to pay.

La carte devient active une fois payée. La caisse affiche alors le code, pour que vous puissiez le remettre ou l'écrire sur une carte.

Émettre une carte cadeau depuis le tableau de bord

Utilisez cette option pour des cadeaux, des lots ou une carte vendue d'une autre façon.

1. Dans l'onglet Cards, cliquez sur Issue gift card.
2. Choisissez le montant, renseignez le destinataire et, si vous le souhaitez, l'acheteur et un message.
3. Vérifiez l'Expiry date, ou laissez vide pour qu'elle n'expire pas.
4. Choisissez un Reason : Sold at the counter ou Complimentary.
5. Si vous le souhaitez, cochez Email the gift card to the recipient, puis émettez la carte.

Aucun paiement n'est enregistré pour les cartes émises de cette façon.

Laisser les clients payer avec une carte cadeau

1. À la caisse, encaissez et choisissez Gift card.
2. Saisissez ou scannez le code et touchez Check card.
3. Saisissez le montant à déduire de la carte, dans la limite de son solde ou du montant dû, et appliquez-le.

Si la carte ne couvre pas toute l'addition, le reste reste dû ; choisissez Pay the rest pour le payer autrement. Avant que l'addition soit payée, vous pouvez retirer un paiement par carte cadeau, et le montant est recrédité sur la carte.

Pour vérifier un solde sans payer, touchez le bouton des cartes cadeaux et choisissez Check balance.

Gérer les cartes

L'onglet Cards liste toutes les cartes avec leur solde, leur statut, leur date d'expiration et l'endroit où elles ont été vendues. Recherchez par code (ou ses 4 derniers caractères), nom ou e-mail. Cliquez sur une carte pour :

• Resend email au destinataire ou à une autre adresse ;
• Adjust balance : ajouter ou retirer un montant, avec un motif ;
• Edit le destinataire ou la date d'expiration. Une carte expirée avec un solde redevient active quand vous prolongez sa date ;
• Void la carte. C'est irréversible, et le solde restant est perdu.

L'History affiche chaque changement sur la carte : émise, utilisée, remboursée, ajustée, expirée ou annulée.

Quand vous remboursez une addition payée en partie avec une carte cadeau, cette partie est recréditée sur la carte.

Importer des cartes cadeaux depuis un autre système

Si vous avez déjà vendu des cartes cadeaux sur papier ou dans un autre système, importez-les pour que les clients puissent les utiliser dans Conciar.

1. Créez un fichier CSV avec une ligne d'en-tête et les colonnes code et balance. Vous pouvez aussi ajouter expires_at, name et email.
2. Dans l'onglet Cards, cliquez sur Import et choisissez le fichier.
3. Cliquez sur Check file. Conciar liste les lignes qui posent problème ; corrigez-les et vérifiez à nouveau.
4. Cliquez sur Import.

Rien n'est importé tant que tout le fichier n'est pas correct. Les codes doivent compter de 6 à 32 lettres et chiffres, et restent tels quels. Les cartes sans date d'expiration dans le fichier n'expirent jamais.

Problèmes fréquents

La page de cartes cadeaux ne vend pas. L'onglet Settings indique pourquoi : les ventes en ligne sont désactivées, ou aucun moyen de paiement en ligne n'est activé.

"This card only holds €…" Le solde de la carte est inférieur au montant que vous avez saisi. Déduisez le solde et payez le reste autrement.

La carte d'un client a expiré mais a encore un solde. Ouvrez la carte, cliquez sur Edit et choisissez une date d'expiration plus tardive.

J'ai remboursé la commande dans laquelle une carte cadeau a été vendue, mais la carte fonctionne toujours. Rembourser la vente ne modifie pas la carte. Annulez vous-même la carte avec Void.