Gestiona las reservas
Las reservas se gestionan en el panel, en Restaurant → Reservations. En la caja, la app de Conciar permite al personal tomar reservas, llevar la lista de espera y gestionar los cargos por no-show.
Consulta tus reservas
- En my.conciar.com, ve a Restaurant → Reservations.
- Usa las flechas o Today para elegir un día. Las reservas aparecen por hora.
- Filtra por estado o por el origen de la reserva: tu página de reservas, el widget de tu web o el personal.
Busca por nombre, email, teléfono o referencia, y marca Upcoming days too para buscar también en los próximos días. La lista se actualiza cada minuto.
Estados
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pending | Esperando a que el cliente pague un depósito o guarde su tarjeta. |
| Confirmed | La mesa está reservada. |
| Seated | Los clientes han llegado. |
| Completed | Los clientes se han ido. |
| No-show | Los clientes no vinieron. |
| Cancelled | Cancelada por el cliente o por ti. |
En cada reserva, el personal hace clic en Seat cuando llegan los clientes y en Complete cuando se van. Después de la hora de inicio aparece No-show. Haz clic en Confirm en un no-show para deshacerlo.
Toma una reserva por teléfono
Necesitas el rol admin o manager.
- Haz clic en New reservation.
- Introduce el nombre y el número de teléfono del cliente y, si quieres, su email.
- Elige el número de personas, la fecha, la Length y una hora libre, o introduce otra hora.
- Deja la mesa en Best fit o elige tú las mesas.
- Si quieres, añade una Guest note y una Internal note, que solo ve el personal.
- Si quieres, marca Ask for a deposit e introduce el importe. El cliente recibe un enlace de pago por email y por SMS.
- Guarda.
Si no hay nada libre, Conciar te avisa; haz clic en Book anyway para reservar de todos modos.
Las reservas que haces tú no envían al cliente un email de confirmación. Sí recibe un recordatorio, si los recordatorios están activados.
En la caja, el personal también puede tomar una reserva: abre la pestaña Calendar y toca New reservation, o mantén pulsada y arrastra la columna de una mesa para elegir la mesa y la hora.
Cambia o cancela una reserva
Necesitas el rol admin o manager. Haz clic en una reserva para abrirla y después:
- Edit para cambiar la hora, el número de personas, la duración, las mesas, las notas o los datos del cliente. Así también se mueve una reserva a otra mesa;
- Resend deposit link si el cliente aún no ha pagado;
- Cancel…, con un motivo opcional. El cliente no recibe ningún aviso, así que díselo tú.
Cuando hace falta una mesa reservada en la caja
La caja no bloquea una mesa que está guardada para una reserva. El personal ve el aviso Table is held y puede elegir Open anyway. Mantén pulsada una mesa para ver sus próximas reservas. El 3D floor marca las mesas que están reservadas hoy.
Lista de espera para clientes sin reserva
En la caja, abre la pestaña Calendar y después Waitlist.
- Toca Add party e introduce un nombre, un número de teléfono o un email, y el número de personas.
- Cuando haya una mesa libre, toca Seat.
Con Auto-notify next guest activado en Settings → Restaurant, Conciar envía un SMS o un email al primer grupo en espera que quepa en cuanto se paga la cuenta de una mesa, y le guarda esa mesa. Fija cuánto tiempo tiene para responder en Response window (minutes); después, la mesa se ofrece al siguiente grupo.
Recordatorios y SMS
En Settings → Restaurant:
- Send Reminder Emails: un email antes de cada reserva confirmada que tenga dirección de email, con un enlace para cancelar. Fija cuándo en Reminder Hours Before.
- Send Reminder SMS: el mismo recordatorio por SMS.
- Send Confirmation SMS: un SMS cuando un cliente reserva online.
Los clientes pueden dejar de recibir SMS de tu restaurante con el enlace de su reserva.
Tu plan incluye 100 SMS por periodo de facturación. Después, compra más en Settings → Plan & billing. Cuando se te acaban, los SMS no se envían, pero los emails sí. Los enlaces de depósito y los mensajes de la lista de espera enviados por SMS también cuentan.
Estadísticas
Los admins y los managers ven las reservas, los cubiertos, los no-shows, las cancelaciones, el porcentaje de reservas online, los depósitos y tus horas de más actividad, de hoy y de los últimos 30 días.
Problemas frecuentes
No puedo crear ni editar una reserva. Solo pueden los admins y los managers. El resto del personal puede sentar a los clientes y marcarlos como completados o como no-show.
El cliente no recibió una confirmación. Las reservas que haces tú no envían ninguna. Los clientes que reservaron online la reciben por email.
No se envió un SMS. Se te han acabado los SMS, el número no es un móvil o el cliente ha dejado de recibir SMS de tu restaurante.