Reservierungen verwalten

Reservierungen verwalten Sie im Dashboard unter Restaurant → Reservations. An der Kasse kann das Personal in der Conciar-App Buchungen aufnehmen, die Warteliste führen und No-Show-Gebühren bearbeiten.

Ihre Buchungen ansehen

1. Gehen Sie in my.conciar.com zu Restaurant → Reservations.
2. Wählen Sie mit den Pfeilen oder Today einen Tag. Die Buchungen sind nach Uhrzeit sortiert.
3. Filtern Sie nach Status oder danach, woher die Buchung kam: Ihre Buchungsseite, Ihr Website-Widget oder das Personal.

Suchen Sie nach Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Referenz, und kreuzen Sie Upcoming days too an, um auch in den kommenden Tagen zu suchen. Die Liste wird jede Minute aktualisiert.

Status

Status	Bedeutung
Pending	Wartet darauf, dass der Gast eine Anzahlung zahlt oder seine Karte hinterlegt.
Confirmed	Der Tisch ist gebucht.
Seated	Die Gäste sind angekommen.
Completed	Die Gäste sind gegangen.
No-show	Die Gäste sind nicht gekommen.
Cancelled	Vom Gast oder von Ihnen storniert.

Bei jeder Buchung klickt das Personal auf Seat, wenn die Gäste ankommen, und auf Complete, wenn sie gehen. Nach der Startzeit erscheint No-show. Klicken Sie bei einem No-Show auf Confirm, um ihn rückgängig zu machen.

Buchung per Telefon aufnehmen

Sie brauchen die Rolle Admin oder Manager.

1. Klicken Sie auf New reservation.
2. Geben Sie Namen und Telefonnummer des Gastes ein, optional auch seine E-Mail-Adresse.
3. Wählen Sie die Anzahl der Gäste, das Datum, die Length und eine freie Zeit, oder geben Sie eine andere Zeit ein.
4. Lassen Sie den Tisch auf Best fit oder wählen Sie die Tische selbst.
5. Fügen Sie optional eine Guest note und eine Internal note hinzu, die nur das Personal sieht.
6. Kreuzen Sie optional Ask for a deposit an und geben Sie den Betrag ein. Der Gast erhält einen Zahlungslink per E-Mail und SMS.
7. Speichern Sie.

Wenn nichts frei ist, warnt Conciar Sie; klicken Sie auf Book anyway, um trotzdem zu buchen.

Bei Buchungen, die Sie selbst anlegen, erhält der Gast keine Bestätigungs-E-Mail. Er bekommt aber eine Erinnerung, wenn Erinnerungen eingeschaltet sind.

An der Kasse kann auch das Personal eine Buchung aufnehmen: Öffnen Sie den Tab Calendar und tippen Sie auf New reservation, oder drücken und ziehen Sie in der Spalte eines Tisches, um Tisch und Uhrzeit zu wählen.

Buchung ändern oder stornieren

Sie brauchen die Rolle Admin oder Manager. Klicken Sie auf eine Buchung, um sie zu öffnen, dann auf:

• Edit, um Uhrzeit, Gruppengröße, Dauer, Tische, Notizen oder Gastdaten zu ändern. So verschieben Sie eine Buchung auch an einen anderen Tisch;
• Resend deposit link, wenn der Gast noch nicht gezahlt hat;
• Cancel…, mit einem optionalen Grund. Der Gast wird nicht benachrichtigt; sagen Sie ihm also selbst Bescheid.

Wenn ein reservierter Tisch an der Kasse gebraucht wird

Die Kasse sperrt keinen Tisch, der für eine Reservierung freigehalten wird. Das Personal sieht die Warnung Table is held und kann Open anyway wählen. Halten Sie einen Tisch gedrückt, um seine anstehenden Reservierungen zu sehen. Der 3D floor markiert Tische, die heute reserviert sind.

Warteliste für Laufkundschaft

Öffnen Sie an der Kasse den Tab Calendar und dann Waitlist.

1. Tippen Sie auf Add party und geben Sie einen Namen, eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse und die Gruppengröße ein.
2. Wenn ein Tisch frei ist, tippen Sie auf Seat.

Ist Auto-notify next guest unter Settings → Restaurant eingeschaltet, schickt Conciar der ersten wartenden Gruppe, die passt, eine SMS oder E-Mail, sobald die Rechnung eines Tisches bezahlt ist, und hält diesen Tisch für sie frei. Unter Response window (minutes) legen Sie fest, wie lange die Gruppe Zeit hat zu antworten; danach wird der Tisch der nächsten Gruppe angeboten.

Erinnerungen und SMS

Unter Settings → Restaurant:

• Send Reminder Emails: eine E-Mail vor jeder bestätigten Buchung mit E-Mail-Adresse, mit einem Link zum Stornieren. Den Zeitpunkt legen Sie unter Reminder Hours Before fest.
• Send Reminder SMS: dieselbe Erinnerung per SMS.
• Send Confirmation SMS: eine SMS, wenn ein Gast online bucht.

Gäste können SMS von Ihrem Restaurant über den Link in ihrer Buchung abbestellen.

Ihr Tarif enthält 100 SMS pro Abrechnungszeitraum. Danach kaufen Sie weitere unter Settings → Plan & billing. Wenn Sie keine mehr haben, werden SMS übersprungen, E-Mails aber weiterhin verschickt. Per SMS verschickte Anzahlungslinks und Wartelisten-Nachrichten zählen ebenfalls mit.

Auswertungen

Admins und Manager sehen Buchungen, Gedecke, No-Shows, Stornierungen, den Anteil der Online-Buchungen, Anzahlungen und Ihre geschäftigsten Zeiten, für heute und die letzten 30 Tage.

Häufige Probleme

Ich kann keine Buchung anlegen oder bearbeiten. Das können nur Admins und Manager. Anderes Personal kann Gäste platzieren und sie als abgeschlossen oder als No-Show markieren.

Der Gast hat keine Bestätigung erhalten. Buchungen, die Sie selbst anlegen, verschicken keine. Gäste, die online gebucht haben, erhalten eine per E-Mail.

Eine SMS wurde nicht verschickt. Sie haben keine SMS mehr, die Nummer ist keine Mobilnummer, oder der Gast hat SMS von Ihrem Restaurant abbestellt.