Événements spéciaux et billets

Un événement spécial est une date et une heure où il se passe quelque chose de particulier, comme un dîner œnologique ou un menu de fête. Vous pouvez l'utiliser de deux façons :

• Avec les réservations normales : les clients réservent une table comme d'habitude, et vous pouvez demander un acompte par personne pour les réservations pendant l'événement.
• Avec des billets : les clients achètent des billets en ligne et paient la totalité à l'avance. Pendant un événement avec billets, les réservations de table normales sont fermées.

Les événements spéciaux se trouvent sous Restaurant → Special Events et apparaissent dès que votre restaurant accepte les réservations.

Créer un événement

1. Sur my.conciar.com, allez dans Restaurant → Special Events et cliquez sur New Event.
2. Saisissez l'Event Name et une Description. Utilisez Content Language pour les ajouter dans d'autres langues.
3. Définissez la Start Date et l'End Date, ainsi que la Start Time et l'End Time, ou cochez All Day Event.
4. Si vous le souhaitez, définissez un Deposit per Person. Les réservations faites pour une heure pendant l'événement paient cet acompte.
5. Réglez le Status sur Published. Les événements en Draft sont ignorés par la page de réservation.
6. Cliquez sur Create Event.

Vendre des billets

1. Sur l'événement, cliquez sur Tickets & no-show.
2. Activez Sell tickets.
3. Définissez le Price per person et le VAT rate.
4. Définissez Seats for sale (total), et si vous le souhaitez Max per booking.
5. Choisissez le Seating :
   • At tables : chaque réservation a besoin d'une table libre, comme une réservation normale.
   • Seats only : pas de tables ; tout le monde commence à l'heure de début de l'événement. L'événement doit avoir une heure de début et ne peut pas durer toute la journée.
6. Si vous le souhaitez, définissez quand les ventes commencent et se terminent. Par défaut, les ventes se terminent au début de l'événement.
7. Enregistrez.

Pendant les horaires de l'événement, la page de réservation normale ne propose plus de tables ; elle renvoie les clients vers les billets. Les événements avec billets ne demandent pas d'acompte.

Pour un événement avec billets qui dure plusieurs jours, Seats for sale est un seul total pour tous les jours ensemble.

Ce que font vos clients

1. Sur r.conciar.com/your-name/events, les clients voient vos prochains événements avec billets, avec le prix, les places restantes et la date d'ouverture des ventes.
2. Sur l'événement, ils choisissent le nombre de billets, une date et, si les places sont à table, une heure.
3. Ils renseignent leurs coordonnées et paient en ligne. Leur table est gardée pendant 30 minutes le temps qu'ils paient.

Après le paiement, les clients reçoivent l'e-mail de confirmation de réservation, avec leurs billets, la référence et le montant payé. La réservation apparaît dans vos réservations comme les autres.

Voir qui a des billets

Cliquez sur Tickets & no-show sur l'événement. Vous voyez les billets vendus et restants, vos recettes et la TVA qu'elles contiennent, ainsi que la liste de tous les acheteurs avec leurs billets et le statut de leur paiement.

Rembourser des billets

Vous avez besoin du rôle admin ou manager.

1. Cliquez sur Tickets & no-show sur l'événement.
2. À côté de l'acheteur, cliquez sur Refund & cancel.

La totalité du montant est reversée via votre prestataire de paiement, un avoir est créé, et la réservation est annulée. Vous ne pouvez pas rembourser une partie d'une commande de billets.

Les clients ne peuvent pas annuler eux-mêmes des billets payés ; leur page de réservation leur demande de vous contacter.

Annuler un événement ne rembourse pas les billets

Régler le statut d'un événement sur Cancelled arrête la vente de billets, mais ne rembourse ni ne prévient les personnes qui ont déjà acheté des billets. Remboursez chaque acheteur avec Refund & cancel et informez-le.

Protection contre les no-shows pour un événement

Pour un événement sans billets, Tickets & no-show vous permet de choisir la protection contre les no-shows pour les réservations pendant l'événement : la règle habituelle de votre restaurant, aucune, ou une garantie par carte avec des frais par personne ou par réservation. Voir Acomptes et no-shows.

Problèmes fréquents

L'événement n'apparaît pas sur la page de réservation. Vérifiez que son Status est Published.

Les clients ne peuvent pas réserver de table pendant l'événement. L'événement vend des billets : les tables ne sont donc disponibles que via les billets.

Un événement avec billets affiche Sold out. Toutes les Seats for sale sont prises. Augmentez le nombre dans Tickets & no-show.