Configurer les plans de salle et les tables
Un plan de salle correspond à une salle ou à une zone, par exemple votre salle principale ou votre terrasse. Vous y placez vos tables, avec leurs chaises, et vos postes : la caisse, la cuisine, le bar. Conciar utilise le plan de salle pour :
- la caisse, où l'équipe ouvre les tables depuis le plan de salle ;
- les réservations, qui sont faites sur des tables ayant assez de couverts ;
- les tickets et les écrans cuisine, qui sont envoyés vers les postes ;
- le partage par place à la caisse, qui utilise les chaises que vous placez.
Créer un plan de salle
- Sur my.conciar.com, allez dans Restaurant → Floor Plans et cliquez sur New Floor Plan.
- Saisissez un Floor Plan Name, par exemple « Salle principale » ou « Terrasse ».
- Si vous le souhaitez, choisissez un Quick Setup pour commencer avec des tables toutes prêtes : Small donne 6 tables, Medium 15 et Large 25, chacune une table ronde pour 4.
- Créez le plan de salle. L'éditeur s'ouvre.
Créez un plan de salle par salle ou par zone. À la caisse, l'équipe passe de l'un à l'autre avec les boutons d'étage.
Ajouter et disposer les tables
Dans l'éditeur, cliquez sur Table sous Add Elements.
- Table Name : par exemple « T1 » ou « Fenêtre 2 ». C'est le nom que l'équipe voit sur la caisse.
- Number of Covers : le nombre de clients qui peuvent s'y asseoir. Les réservations en ligne s'en servent pour choisir une table.
- Table Shape : Rectangle ou Round.
- Seats : Conciar place une chaise par couvert. Faites glisser les chaises là où elles se trouvent vraiment, donnez un nom à une chaise, par exemple « Bout de table », ou cliquez sur Auto-arrange pour recommencer.
Cliquez sur Add Table. Ensuite, sur le plan de salle :
- faites glisser une table pour la déplacer ;
- cliquez dessus et faites glisser un coin pour la redimensionner ;
- double-cliquez dessus pour la modifier ;
- utilisez le bouton de copie pour la dupliquer. La copie reçoit le numéro suivant, par exemple « Table 5 » après « Table 4 ».
Utilisez Undo et Redo si vous faites une erreur.
Les chaises comptent pour la caisse
L'équipe ne peut partager l'addition par place ou attribuer des articles à une place que si la table a des chaises. Les tables créées avec Quick Setup n'ont pas de chaises au départ : ouvrez chaque table et enregistrez-la pour en ajouter.
Ajouter des postes
Cliquez sur Station sous Add Elements, saisissez un Station Name et choisissez un Station Type : POS, Service, Kitchen ou Bar. Le type ne définit que l'icône et la couleur.
Les plats sont envoyés vers les postes, et chaque poste imprime sur ses propres imprimantes. Voir routage d'impression.
Horaires d'ouverture par table ou par zone
Si une table ou toute une salle n'est ouverte qu'à certains moments, comme une terrasse en été :
- pour une table, ouvrez-la et activez Limit this table's hours ;
- pour tout le plan de salle, ouvrez l'onglet Settings et activez Limit this section's hours.
Définissez les horaires de la semaine, et ajoutez une saison avec + Add season pour les dates qui diffèrent. Les clients ne peuvent pas réserver ces tables en dehors de ces horaires. À la caisse, l'équipe reçoit un avertissement mais peut quand même ouvrir la table.
Enregistrer vos modifications
Cliquez sur Save Changes, ou appuyez sur Ctrl+S (Cmd+S sur un Mac). L'éditeur enregistre aussi 30 secondes après votre dernière modification. Il ne vous avertit pas si vous le fermez avec des modifications non enregistrées : enregistrez donc avant de partir.
Enregistrez en dehors du service
Enregistrer un plan de salle remet le statut de chaque table sur Available. Les tables avec une note ouverte restent ouvertes, mais les statuts comme Cleaning ou Out of service sont effacés.
Quand vous supprimez une table, Conciar la garde si elle a une note ouverte, un groupe de la liste d'attente qui l'attend ou des réservations à venir, et vous le signale. Un poste vers lequel des plats sont encore envoyés est gardé aussi.
Grands groupes : combiner des tables
Quand aucune table n'est assez grande pour une réservation en ligne, Conciar peut combiner deux ou trois tables libres. Activez ou désactivez cela avec Allow Resource Combining dans Settings → Restaurant.
Conciar choisit la combinaison qui a le moins de couverts au total tout en convenant au groupe. Il ne vérifie pas si ces tables sont côte à côte : vérifiez donc les réservations combinées avant le service.
Votre plan de salle sur la caisse
Dans la vue Tables de la caisse, l'équipe passe de l'une à l'autre de ces vues :
- Grid view : chaque table sous forme de tuile ; les tables avec une note ouverte sont en orange.
- Floor plan : votre disposition, avec chaque table dans la couleur de son statut.
- 3D floor : une vue 3D de la salle qui montre quelles tables sont libres, occupées, réservées aujourd'hui ou en train d'appeler l'équipe.
Maintenez le doigt sur une table pour voir ses détails et son historique, et pour changer son statut : Available, Occupied, Reserved, Cleaning ou Out of service. Une table passe à Occupied quand une note y est ouverte et redevient Available quand l'addition est payée ; les autres statuts se règlent à la main.
La vue 3D se trouve aussi dans le tableau de bord : cliquez sur 3D à côté d'un plan de salle.
Problèmes fréquents
J'ai modifié une table et cliqué sur Cancel, mais la modification est restée. Les modifications dans Edit Table s'appliquent tout de suite. Remettez l'ancienne valeur, ou utilisez Undo.
Le partage par place n'est pas disponible sur une table. La table n'a pas de chaises. Ouvrez la table dans l'éditeur et enregistrez-la.
Une table n'a pas été supprimée. Elle a une note ouverte, un groupe de la liste d'attente ou des réservations à venir. Réglez-les ou déplacez-les d'abord.
Des tables sont repassées sur Available pendant le service. Quelqu'un a enregistré le plan de salle. Voir l'avertissement sous Enregistrer vos modifications.