Prendre et gérer les rendez-vous
Vous prenez les rendez-vous de vos clients dans le tableau de bord, sous Studio → Bookings et Studio → Calendar. Les clients ne peuvent pas encore réserver en ligne.
Prendre un rendez-vous
- Sur my.conciar.com, allez dans Studio → Bookings et cliquez sur New Booking. Ou allez dans Studio → Calendar et cliquez sur un créneau libre.
- Choisissez le membre de l'équipe.
- Choisissez le client, ou créez-en un nouveau avec son prénom et son adresse e-mail. Le numéro de téléphone est facultatif.
- Choisissez les prestations.
- Définissez l'heure de début. L'heure de fin découle de la durée totale des prestations ; vous pouvez la modifier.
- Si vous le souhaitez, ajoutez un titre et des remarques.
- Cliquez sur Create Booking.
La réservation reçoit une référence et le statut Confirmed.
Aucun contrôle des doubles réservations
Le tableau de bord vous permet de réserver un membre de l'équipe à une heure où il a déjà un autre rendez-vous. Vérifiez le calendrier avant de réserver.
Les clients ne reçoivent ni e-mail de confirmation ni rappel. Prévenez-les vous-même.
Consulter vos réservations
- Studio → Calendar affiche la semaine par jour et par heure. Cliquez sur une réservation pour l'ouvrir.
- Studio → Bookings liste toutes les réservations. Filtrez par statut et par date (aujourd'hui, demain, cette semaine ou ce mois-ci), ou recherchez par nom, e-mail ou téléphone du client, ou par référence de réservation. Triez par date du rendez-vous ou des plus récentes aux plus anciennes.
En haut, la page des réservations affiche les réservations du jour, celles de la semaine, celles en attente de confirmation, et Booked this week : la valeur des réservations de la semaine, sans les annulations ni les no-shows.
Modifier une réservation
Cliquez sur une réservation pour l'ouvrir. Puis :
- Edit Booking pour changer l'heure, le membre de l'équipe, le client ou les prestations ;
- Duplicate pour commencer une nouvelle réservation avec les mêmes informations, à l'heure de votre choix ;
- Mark as no-show si le client n'est pas venu ;
- Cancel Booking pour l'annuler et libérer le créneau ;
- Complete quand le soin est terminé. Les produits utilisés par le soin sont retirés du stock ;
- Ring up at till pour encaisser le client. Voir Encaissement.
Statuts
| Statut | Signification |
|---|---|
| Pending | En attente de confirmation. |
| Confirmed | Réservée. Les réservations que vous faites dans le tableau de bord commencent ici. |
| Completed | Le soin est terminé. |
| Cancelled | Annulée ; le créneau est de nouveau libre. |
| No-show | Le client n'est pas venu. |
Seules les réservations en attente et confirmées peuvent être modifiées, annulées, terminées ou marquées comme no-show. Une réservation terminée ne peut pas être annulée, et un no-show ne peut pas être terminé.
Problèmes fréquents
Je ne peux pas modifier une réservation. Elle est déjà terminée, annulée ou marquée comme no-show. Seules les réservations en attente et confirmées peuvent être modifiées.
Deux rendez-vous se chevauchent. Le tableau de bord n'empêche pas les doubles réservations. Déplacez l'un des deux avec Edit Booking.