Accepter les réservations en ligne
Les clients réservent une table sur votre propre page de réservation, à l'adresse r.conciar.com/your-name, ou dans le formulaire de réservation de votre site. Conciar choisit une table libre adaptée au groupe : vous n'avez donc pas à approuver chaque réservation.
Ouvrir votre page de réservation
Il vous faut trois choses :
- Accept Reservations activé dans Settings → Restaurant ;
- au moins une table avec des couverts sur un plan de salle ;
- le type d'activité restaurant dans votre formule.
La carte Booking page dans Settings → Restaurant affiche votre lien, avec Copy link et Open, et vous indique ce qui manque si la page n'est pas encore en ligne.
Changer votre lien
Sous Your booking link, choisissez le nom de votre lien : 3 à 30 caractères, avec des lettres minuscules, des chiffres, des points et des tirets bas. Vous pouvez le changer une fois tous les 14 jours ; l'ancien lien continue de fonctionner et renvoie les clients vers le nouveau.
Ajouter le lien sur Google
La carte Booking page explique comment ajouter votre lien à votre fiche Google Business Profile, pour qu'un bouton « Réserver une table » apparaisse dans la recherche Google et dans Maps.
Définir quand les clients peuvent réserver
Tous ces réglages se trouvent dans Settings → Restaurant. Cliquez sur Save Restaurant Settings quand vous avez terminé.
| Réglage | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Operating Hours | Les jours et les heures où les clients peuvent réserver. Ajoutez des jours particuliers sous Holiday hours, par exemple un jour de fermeture. |
| Default Duration (minutes) | La durée de chaque réservation en ligne. La dernière heure réservable est votre heure de fermeture moins cette durée. |
| Buffer Time (minutes) | Combien de temps une table reste bloquée après chaque réservation, pour la débarrasser. |
| Time Slot Interval (minutes) | 15, 30 ou 60 : l'écart entre les heures que les clients peuvent choisir. |
| Min Advance Hours | Jusqu'à combien de temps avant le début les clients peuvent encore réserver. |
| Max Advance Days | Combien de temps à l'avance les clients peuvent réserver. |
| Allow Resource Combining | Permet à Conciar de combiner deux ou trois tables pour les grands groupes. |
Pour fermer les réservations certains jours, indiquez-les comme fermés sous Holiday hours. Pour limiter une seule table ou une seule salle, définissez ses horaires sur le plan de salle.
Le plus grand groupe que les clients peuvent réserver en ligne correspond à votre plus grande table, ou à vos plus grandes tables combinées, jusqu'à 20 personnes. Les groupes plus grands voient un message qui leur demande de vous contacter.
Ce que font vos clients
- Ils choisissent le nombre de personnes.
- Ils choisissent une date et une heure.
- Ils saisissent leur nom, leur e-mail et leur numéro de téléphone, et s'ils le souhaitent une remarque, par exemple sur des allergies.
- Ils vérifient la réservation et la confirment.
Si vous demandez un acompte ou une garantie par carte, les clients paient ou enregistrent leur carte avant que la réservation soit confirmée. Voir Acomptes et no-shows.
Les clients reçoivent un e-mail de confirmation avec un lien pour consulter ou annuler leur réservation. Ils peuvent annuler jusqu'à l'heure de début ; ils ne peuvent pas modifier eux-mêmes la date, l'heure ou le nombre de personnes.
La page de réservation existe en anglais, néerlandais, allemand, français et espagnol. Elle s'ouvre dans la langue du navigateur du client, et le client peut en changer. Les e-mails et les SMS sont envoyés dans la langue dans laquelle il a réservé.
Votre page de réservation renvoie aussi vers vos cartes cadeaux et vos événements quand vous en vendez.
Placer le formulaire de réservation sur votre site
- Dans Settings → Restaurant, trouvez Embed Code for Your Website et cliquez sur Copy Code.
- Collez le code dans votre site, à l'endroit où le formulaire doit apparaître.
Votre site affiche alors un bouton Reserve a table qui ouvre le formulaire de réservation. Il suit les mêmes règles que votre page de réservation. Les clients peuvent ajouter la réservation à leur agenda, et la consulter ou l'annuler via le lien de leur e-mail.
Recevoir un e-mail pour chaque réservation
Dans Settings → Restaurant, activez Email Me New Online Bookings et Email Me Guest Cancellations. Les e-mails sont envoyés à l'adresse e-mail de votre organisation.
Problèmes fréquents
La page de réservation indique que les réservations ne sont pas disponibles. Vérifiez les trois conditions sous Ouvrir votre page de réservation. La carte Booking page vous indique laquelle manque.
Un jour ne peut pas être réservé. Il est fermé dans vos Operating Hours ou vos Holiday hours, il est plus loin que Max Advance Days, ou il est complet.
Les heures de fin de soirée ne sont pas proposées. La dernière heure est votre heure de fermeture moins la Default Duration.
Les réservations sont confirmées sans mon approbation. C'est ainsi que fonctionne la réservation en ligne dans Conciar : une réservation est confirmée dès qu'une table est libre. Pour contrôler qui réserve, demandez un acompte ou une garantie par carte.