Boek en beheer afspraken
Je boekt afspraken voor je klanten in het dashboard, onder Studio → Bookings en Studio → Calendar. Klanten kunnen nog niet online boeken.
Een afspraak boeken
- Ga in my.conciar.com naar Studio → Bookings en klik op New Booking. Of ga naar Studio → Calendar en klik op een lege tijd.
- Kies het teamlid.
- Kies de klant, of maak een nieuwe aan met de voornaam en het e-mailadres. Het telefoonnummer is optioneel.
- Kies de diensten.
- Stel de begintijd in. De eindtijd volgt uit de totale duur van de diensten; je kunt hem wijzigen.
- Voeg eventueel een titel en notities toe.
- Klik op Create Booking.
De afspraak krijgt een referentie en de status Confirmed.
Geen controle op dubbele boekingen
Het dashboard laat je een teamlid boeken op een tijd waarop het al een andere afspraak heeft. Kijk in de agenda voordat je boekt.
Klanten krijgen geen bevestigings- of herinneringsmail. Laat het ze zelf weten.
Je afspraken bekijken
- Studio → Calendar toont de week per dag en uur. Klik op een afspraak om die te openen.
- Studio → Bookings toont alle afspraken. Filter op status en op datum (vandaag, morgen, deze week of deze maand), of zoek op de naam, het e-mailadres of het telefoonnummer van de klant of op de referentie van de afspraak. Sorteer op afspraakdatum of op nieuwste eerst.
Bovenaan toont de afsprakenpagina de afspraken van vandaag, de afspraken van deze week, de afspraken die op bevestiging wachten, en Booked this week: de waarde van de afspraken van deze week, zonder annuleringen en no-shows.
Een afspraak wijzigen
Klik op een afspraak om die te openen. Kies dan:
- Edit Booking om de tijd, het teamlid, de klant of de diensten te wijzigen;
- Duplicate om een nieuwe afspraak te beginnen met dezelfde gegevens, op een tijd die je kiest;
- Mark as no-show als de klant niet is gekomen;
- Cancel Booking om de afspraak te annuleren en de tijd vrij te maken;
- Complete als de behandeling klaar is. De producten die de behandeling gebruikt, worden van de voorraad afgeboekt;
- Ring up at till om met de klant af te rekenen. Zie Afrekenen.
Statussen
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Pending | Wacht op bevestiging. |
| Confirmed | Geboekt. Afspraken die je in het dashboard maakt, beginnen hier. |
| Completed | De behandeling is klaar. |
| Cancelled | Geannuleerd; de tijd is weer vrij. |
| No-show | De klant is niet gekomen. |
Alleen afspraken met de status pending of confirmed kunnen worden gewijzigd, geannuleerd, voltooid of als no-show gemarkeerd. Een voltooide afspraak kan niet worden geannuleerd, en een no-show kan niet worden voltooid.
Veelvoorkomende problemen
Ik kan een afspraak niet wijzigen. De afspraak is al voltooid, geannuleerd of een no-show. Alleen afspraken met de status pending of confirmed kunnen worden gewijzigd.
Twee afspraken overlappen. Het dashboard houdt dubbele boekingen niet tegen. Verplaats er een met Edit Booking.