Verkoop en accepteer cadeaukaarten

Een cadeaukaart van Conciar heeft een code en een saldo. Gasten kunnen de kaart over meerdere bezoeken gebruiken tot het saldo op is of de kaart verloopt. Je kunt cadeaukaarten verkopen:

• online op je eigen cadeaukaartpagina;
• aan de kassa;
• met de hand vanuit het dashboard, bijvoorbeeld als cadeau.

Je hebt de rol admin of manager nodig om cadeaukaarten te beheren. In het dashboard staan ze onder Restaurant → Gift Cards.

Cadeaukaarten instellen

1. Ga in my.conciar.com naar Restaurant → Gift Cards en open het tabblad Settings.
2. Stel bij Preset amounts de bedragen in waaruit gasten kunnen kiezen, bijvoorbeeld 25, 50, 75 en 100.
3. Zet Allow a custom amount aan of uit, en stel het Minimum amount en Maximum amount in.
4. Stel onder Valid for (months) in hoe lang een nieuwe kaart geldig blijft, of laat het leeg voor kaarten die nooit verlopen. In Nederland moeten cadeaukaarten meestal minstens 2 jaar geldig zijn.
5. Sla op.

Btw op cadeaukaarten

Normaal wordt een cadeaukaart zonder btw verkocht, omdat het een vooruitbetaling is: de btw wordt gerekend over wat de gast ermee koopt. Gebruikt je restaurant een fiscale printer, dan vraagt het tabblad Settings in plaats daarvan om de Tax rate of a gift card sale, en wordt de btw gerekend als de kaart wordt verkocht.

Cadeaukaarten online verkopen

1. Zet op het tabblad Settings Sell gift cards online aan.
2. Kopieer de link onder Your gift card page en deel die op je website en sociale media.

Je cadeaukaartpagina staat op r.conciar.com/your-name/gift-card. Je reserveringspagina toont ook een knop Gift cards.

Online verkopen heeft een online betaalmethode nodig die aanstaat. Zie Betalingen koppelen.

Wat je gasten doen

1. Ze kiezen een bedrag, of vullen zelf een bedrag in.
2. Ze kiezen Email it to someone, met de naam en het e-mailadres van de ontvanger en een persoonlijk bericht, of Send it to me.
3. Ze vullen hun eigen naam en e-mailadres in en betalen online.

De cadeaukaart wordt gemaild met de code, de waarde en de vervaldatum, als pdf en als link naar een kaart om te printen. Wordt de kaart naar iemand anders gestuurd, dan krijgt de koper een aparte e-mail met het betaalbewijs. De e-mails en de kaart gebruiken je logo en huisstijlkleur, in de taal van de gast: Engels, Nederlands, Duits, Frans of Spaans.

Een cadeaukaart verkopen aan de kassa

1. Tik in de Conciar-app op de cadeaukaartknop in de bovenbalk en kies Sell a gift card.
2. Kies een bedrag, of tik op Other amount.
3. Vul eventueel in voor wie de kaart is en van wie. Met een e-mailadres van de ontvanger wordt de kaart daarheen gemaild.
4. Tik op Charge en reken af met contant geld, kaart, de pinterminal of Scan to pay.

De kaart wordt actief zodra hij is betaald. De kassa toont dan de code, zodat je die kunt overhandigen of op een kaart kunt schrijven.

Een cadeaukaart uitgeven vanuit het dashboard

Gebruik dit voor cadeaus, prijzen of een kaart die op een andere manier is verkocht.

1. Klik op het tabblad Cards op Issue gift card.
2. Kies het bedrag, vul de ontvanger in en eventueel de koper en een bericht.
3. Controleer de Expiry date, of laat die leeg voor geen vervaldatum.
4. Kies een Reason: Sold at the counter of Complimentary.
5. Vink eventueel Email the gift card to the recipient aan, en geef de kaart uit.

Voor kaarten die je zo uitgeeft, wordt geen betaling geregistreerd.

Gasten laten betalen met een cadeaukaart

1. Reken af op de kassa en kies Gift card.
2. Typ of scan de code en tik op Check card.
3. Vul het bedrag in dat van de kaart af moet, tot het saldo of het te betalen bedrag, en pas het toe.

Dekt de kaart niet de hele rekening, dan blijft de rest openstaan; kies Pay the rest om die op een andere manier te betalen. Zolang de rekening niet betaald is, kun je een betaling met een cadeaukaart weer verwijderen, en dan gaat het bedrag terug op de kaart.

Om een saldo te controleren zonder te betalen, tik je op de cadeaukaartknop en kies je Check balance.

Kaarten beheren

Het tabblad Cards toont elke kaart met het saldo, de status, de vervaldatum en waar hij is verkocht. Zoek op code (of de laatste 4 tekens ervan), naam of e-mailadres. Klik op een kaart om:

• met Resend email de e-mail opnieuw te sturen naar de ontvanger of een ander adres;
• met Adjust balance een bedrag toe te voegen of af te halen, met een reden;
• met Edit de ontvanger of de vervaldatum te wijzigen. Een kaart die met saldo is verlopen, wordt weer actief als je de datum verlengt;
• de kaart met Void ongeldig te maken. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt, en het resterende saldo wordt afgeboekt.

De History toont elke wijziging op de kaart: uitgegeven, besteed, terugbetaald, aangepast, verlopen of ongeldig gemaakt.

Betaal je een rekening terug die deels met een cadeaukaart is betaald, dan gaat dat deel terug op de kaart.

Cadeaukaarten importeren uit een ander systeem

Heb je al cadeaukaarten verkocht op papier of in een ander systeem, importeer ze dan zodat gasten ze in Conciar kunnen gebruiken.

1. Maak een CSV-bestand met een kopregel en de kolommen code en balance. Je kunt ook expires_at, name en email toevoegen.
2. Klik op het tabblad Cards op Import en kies het bestand.
3. Klik op Check file. Conciar toont de regels met problemen; los ze op en controleer opnieuw.
4. Klik op Import.

Er wordt niets geïmporteerd tot het hele bestand klopt. Codes moeten 6 tot 32 letters en cijfers lang zijn, en blijven zoals ze zijn. Kaarten zonder vervaldatum in het bestand verlopen nooit.

Veelvoorkomende problemen

De cadeaukaartpagina verkoopt niet. Het tabblad Settings vertelt waarom: online verkopen staat uit, of er staat geen online betaalmethode aan.

"This card only holds €…" Het saldo van de kaart is lager dan het bedrag dat je hebt ingevuld. Haal het saldo eraf en betaal de rest op een andere manier.

De kaart van een gast is verlopen, maar er staat nog geld op. Open de kaart, klik op Edit en stel een latere vervaldatum in.

Ik heb de bestelling terugbetaald waarin een cadeaukaart is verkocht, maar de kaart werkt nog. Het terugbetalen van de verkoop doet niets met de kaart. Maak de kaart zelf ongeldig met Void.