Gutscheine verkaufen und annehmen

Ein Conciar-Gutschein hat einen Code und ein Guthaben. Gäste können ihn über mehrere Besuche hinweg einlösen, bis das Guthaben aufgebraucht ist oder der Gutschein abläuft. Sie können Gutscheine verkaufen:

• online auf Ihrer eigenen Gutscheinseite;
• an der Kasse;
• von Hand über das Dashboard, zum Beispiel als Geschenk.

Um Gutscheine zu verwalten, brauchen Sie die Rolle Admin oder Manager. Im Dashboard finden Sie sie unter Restaurant → Gift Cards.

Gutscheine einrichten

1. Gehen Sie in my.conciar.com zu Restaurant → Gift Cards und öffnen Sie den Tab Settings.
2. Legen Sie unter Preset amounts die Beträge fest, die Gäste wählen können, zum Beispiel 25, 50, 75 und 100.
3. Schalten Sie Allow a custom amount ein oder aus und legen Sie Minimum amount und Maximum amount fest.
4. Legen Sie unter Valid for (months) fest, wie lange ein neuer Gutschein gültig bleibt, oder lassen Sie das Feld leer für Gutscheine, die nie ablaufen. In den Niederlanden müssen Gutscheine in der Regel mindestens 2 Jahre gültig sein.
5. Speichern Sie.

Mehrwertsteuer auf Gutscheine

Normalerweise wird ein Gutschein ohne Mehrwertsteuer verkauft, weil er eine Vorauszahlung ist: Die Mehrwertsteuer wird auf das berechnet, was der Gast damit kauft. Wenn Ihr Restaurant einen Fiskaldrucker verwendet, fragt der Tab Settings stattdessen nach der Tax rate of a gift card sale, und die Mehrwertsteuer wird beim Verkauf des Gutscheins berechnet.

Gutscheine online verkaufen

1. Schalten Sie auf dem Tab Settings Sell gift cards online ein.
2. Kopieren Sie den Link unter Your gift card page und teilen Sie ihn auf Ihrer Website und in sozialen Medien.

Ihre Gutscheinseite finden Sie unter r.conciar.com/your-name/gift-card. Ihre Buchungsseite zeigt außerdem eine Schaltfläche Gift cards.

Online-Verkäufe brauchen eine eingeschaltete Online-Zahlungsart. Siehe Zahlungen verbinden.

Was Ihre Gäste tun

1. Sie wählen einen Betrag oder geben einen eigenen ein.
2. Sie wählen Email it to someone, mit Name und E-Mail-Adresse des Empfängers und einer persönlichen Nachricht, oder Send it to me.
3. Sie geben ihren eigenen Namen und ihre E-Mail-Adresse ein und zahlen online.

Der Gutschein wird mit Code, Wert und Ablaufdatum per E-Mail verschickt, als PDF und als Link zu einer druckbaren Karte. Geht er an jemand anderen, erhält der Käufer eine separate E-Mail mit dem Beleg. Die E-Mails und die Karte verwenden Ihr Logo und Ihre Markenfarbe, in der Sprache des Gastes: Englisch, Niederländisch, Deutsch, Französisch oder Spanisch.

Gutschein an der Kasse verkaufen

1. Tippen Sie in der Conciar-App in der oberen Leiste auf die Gutschein-Schaltfläche und wählen Sie Sell a gift card.
2. Wählen Sie einen Betrag oder tippen Sie auf Other amount.
3. Geben Sie optional an, für wen er ist und von wem. Mit einer E-Mail-Adresse des Empfängers wird der Gutschein dorthin geschickt.
4. Tippen Sie auf Charge und kassieren Sie bar, per Karte, am Kartenterminal oder mit Scan to pay.

Der Gutschein wird aktiv, sobald er bezahlt ist. Die Kasse zeigt dann den Code, sodass Sie ihn übergeben oder auf eine Karte schreiben können.

Gutschein über das Dashboard ausstellen

Verwenden Sie das für Geschenke, Preise oder einen Gutschein, der auf andere Weise verkauft wurde.

1. Klicken Sie auf dem Tab Cards auf Issue gift card.
2. Wählen Sie den Betrag, geben Sie den Empfänger und optional den Käufer und eine Nachricht ein.
3. Prüfen Sie das Expiry date, oder lassen Sie es leer für keinen Ablauf.
4. Wählen Sie einen Reason: Sold at the counter oder Complimentary.
5. Kreuzen Sie optional Email the gift card to the recipient an, und stellen Sie den Gutschein aus.

Für so ausgestellte Gutscheine wird keine Zahlung erfasst.

Gäste mit einem Gutschein bezahlen lassen

1. Kassieren Sie an der Kasse und wählen Sie Gift card.
2. Tippen oder scannen Sie den Code und tippen Sie auf Check card.
3. Geben Sie den Betrag ein, der vom Gutschein abgezogen werden soll, bis zu seinem Guthaben oder dem offenen Betrag, und wenden Sie ihn an.

Deckt der Gutschein nicht die ganze Rechnung, bleibt der Rest offen; wählen Sie Pay the rest, um ihn anders zu bezahlen. Solange die Rechnung nicht bezahlt ist, können Sie eine Gutscheinzahlung wieder entfernen, und der Betrag geht zurück auf den Gutschein.

Um ein Guthaben ohne Zahlung zu prüfen, tippen Sie auf die Gutschein-Schaltfläche und wählen Check balance.

Gutscheine verwalten

Der Tab Cards listet jeden Gutschein mit Guthaben, Status, Ablaufdatum und Verkaufsort. Suchen Sie nach Code (oder seinen letzten 4 Zeichen), Name oder E-Mail-Adresse. Klicken Sie auf einen Gutschein, um:

• mit Resend email die E-Mail erneut an den Empfänger oder eine andere Adresse zu senden;
• mit Adjust balance einen Betrag hinzuzufügen oder abzuziehen, mit einem Grund;
• mit Edit den Empfänger oder das Ablaufdatum zu ändern. Ein abgelaufener Gutschein mit Guthaben wird wieder aktiv, wenn Sie sein Datum verlängern;
• ihn mit Void zu entwerten. Das lässt sich nicht rückgängig machen, und das restliche Guthaben wird ausgebucht.

Die History zeigt jede Änderung am Gutschein: ausgestellt, eingelöst, erstattet, angepasst, abgelaufen oder entwertet.

Wenn Sie eine Rechnung erstatten, die teilweise mit einem Gutschein bezahlt wurde, geht dieser Teil zurück auf den Gutschein.

Gutscheine aus einem anderen System importieren

Wenn Sie bereits Gutscheine auf Papier oder in einem anderen System verkauft haben, importieren Sie sie, damit Gäste sie in Conciar einlösen können.

1. Erstellen Sie eine CSV-Datei mit einer Kopfzeile und den Spalten code und balance. Sie können auch expires_at, name und email hinzufügen.
2. Klicken Sie auf dem Tab Cards auf Import und wählen Sie die Datei.
3. Klicken Sie auf Check file. Conciar listet alle Zeilen mit Problemen auf; beheben Sie sie und prüfen Sie erneut.
4. Klicken Sie auf Import.

Es wird nichts importiert, bis die ganze Datei korrekt ist. Codes müssen 6 bis 32 Buchstaben und Ziffern lang sein und bleiben unverändert. Gutscheine ohne Ablaufdatum in der Datei laufen nie ab.

Häufige Probleme

Die Gutscheinseite verkauft nicht. Der Tab Settings zeigt, warum: Der Online-Verkauf ist ausgeschaltet, oder es ist keine Online-Zahlungsart eingeschaltet.

„This card only holds €…“ Das Guthaben des Gutscheins ist niedriger als der eingegebene Betrag. Ziehen Sie das Guthaben ab und zahlen Sie den Rest auf andere Weise.

Der Gutschein eines Gastes ist abgelaufen, hat aber noch Guthaben. Öffnen Sie den Gutschein, klicken Sie auf Edit und legen Sie ein späteres Ablaufdatum fest.

Ich habe die Bestellung erstattet, in der ein Gutschein verkauft wurde, aber der Gutschein funktioniert noch. Die Erstattung des Verkaufs ändert nichts am Gutschein. Entwerten Sie den Gutschein selbst.